Do's und Don'ts bei Videokonferenzen
Videokonferenzen sind im Moment DIE Lösung, um sich mit Familie, Freunden, Kunden und Geschäftspartnern auszutauschen.
Auch wir haben gestern ein virtuelles Familien-Treffen
per Zoom (das Video-Tool meines Vertrauens) gemacht. Es war so schön, sich endlich wieder zu sehen und miteinander lachen zu können. Ich hatte meinen wunderbaren kleinen Neffen nämlich schon wahnsinnig vermisst!
Natürlich erreichten auch wir die volle Punktzahl beim "Zoom-Bingo": Hört Ihr uns? Wo schalte ich denn die Kamera ein? Sind die anderen schon da? Wir sehen Euch nicht, etc. Ihr kennt das. 😉
Deshalb (ok und dank meines Bruders) kam die Idee auf, analog meines beliebten LinkedIn-Knigge eine kleine Zoom-Etiquette zusammen zu stellen. Zoom einfach erklärt sozusagen!
So fängst Du mit Zoom an
Voraussetzung, damit Du das ganze Potential von Zoom bzw. Videokonferenzen herausholen kannst ist, dass Du eine Webcam und (falls nötig) ein Mikrophon. In den meisten Fällen ist bei Webcams oder auch bei Laptops bereits ein Mikrophon eingebaut. Beides musst Du testen.
Setze Dich so hin, dass Du gutes Licht hast. D.h. nicht das Fenster im Rücken und evtl. zusätzliches Licht einschalten.
Wenn Du die Videokonferenz selbst organisierst (Du bist dann der so genannte Host), erstellst Du erst mal das Meeting und verschickst dann den Link an die Teilnehmer.
Ich empfehle Dir, das Ganze vorher mit Partner/in oder Mastermind-Buddy zu testen. Du erstellst also ein Meeting für Euch und Ihr übt, wo was eingestellt bzw. welche Knöpfe gedrückt werden müssen, damit dann mit dem Kunden keine Pannen Deinerseits passieren.
Do's
1. Kabel statt Wlan
Um das Beste aus Deiner Internetleitung herauszuholen, solltest Du Dein Gerät mit dem Lan-Kabel verbinden. So ist die Leitung stabiler.
2. Frühzeitig einloggen
"Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige." sagt meine Mamaleone. Deshalb logge Dich frühzeitig ein (vor allem als Host!). Es dauert immer ein paar Minuten, bis alles läuft.
3. Getränk bereithalten
Stelle Dir ein Getränk bereit, falls die Stimme versagt oder der Husten einfach nicht aufhören will.
4. Ablenkungen ausschalten
Schalte Klingel, Handy, Radio, E-Mail-Programm und andere Ablenkungen aus oder auf stumm, damit man Dich gut verstehen und Du Dich auf Deine Gegenüber konzentrieren kannst.
Informiere auch Deine Mitbewohner, dass Du nun eine Weile nicht gestört werden willst. Türe zu!
5. Neutraler Hintergrund
Sorge idealerweise für einen neutralen Hintergrund. Also, kein Bücherregal, Spruchbilder, Kleiderstangen oder offene Türen hinter Dir. So können sich die Teilnehmer besser auf das konzentrieren, was Du vermitteln möchtest.
6. Stumm schalten
Gerade bei mehreren Teilnehmern ist es sehr hilfreich, dass die, die gerade nicht sprechen, ihre Oberfläche auf stumm (mute) schalten. So ist die sprechende Person besser zu verstehen.
7. Informieren bei Aufzeichnung
Wenn Du das Video aufzeichnen möchtest, musst Du vorher alles Teilnehmer informieren und um Erlaubnis fragen. Einige möchten dann vielleicht nicht mit eingeschalteter Kamera erscheinen.
8. Chat für individuelle Fragen nutzen
Wenn Du eine individuelle Frage an den Gesprächsleiter/in hast, nutze die Chat-Funktion. Diese/r kann dann entscheiden, ob er bzw. sie die Frage im Plenum oder später direkt beantwortet.
9. Ruhig bleiben
Falls das Video stockt, Internetverbindung checken, einmal im Chat kurz (!) Bescheid geben. Wenn es an Deiner Leitung liegt, neu einwählen und evtl. anderen Browser benutzen.
10. Verabschiedung
Bei grossen Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern (wie Netzwerktreffen o.ä.) reicht es, wenn man sich im Chat für die Organisation bedankt und verabschiedet, ganz ohne Begründung.
Do's und Dont's bei Videokonferenzen - die Zoom-Etiquette! #marketingtool #zoom #skype #videokonferenzen #marketingeinfacherklärt
Don'ts
1. Auffällig (zu spät) reinplatzen
Falls Du es aus irgendwelchen Gründen doch nicht pünktlich schaffst, schalte Dich einfach und leise dazu. Keine Entschuldigungen, Erklärungen oder andere Ausführungen. Das Meeting hat begonnen und die anderen sind bereits in der Besprechung, stör sie nicht.
2. Panisch herumklicken, wenn's nicht gleich funktioniert
Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen und es ist auch nicht schlimm, wenn nicht alles beim ersten Mal gleich klappt. Vermeide aber auf jeden Fall panisches Herumgeklicke und mehrfaches Wiederholen von Sätzen wie "Bei mir geht es nicht." "Ich höre Euch nicht." "Es funktioniert nicht." etc.
Bleib ruhig, gib dem System (und Dir!) ein paar Sekunden und starte zur Not neu, indem Du das Browser-Fenster komplett schliesst und noch einmal auf den erhaltenen Link klickst. Im Zweifelsfall den Browser wechseln. (Von Chrome auf Firefox oder umgekehrt.)
3. Hintergrundgeräusche
Vermeide Hintergrundgeräusche wie tippen, Musik, offene Fenster, Mitbewohnerunterhaltungen etc. Nutze die Mute-Funktion!
4. "Bitte nicht stören!"
Kinder, Partner oder Mitbewohner (abgesehen von Haustieren, die dann einfach ignoriert werden ;)) sollten weder durch das Bild laufen, noch auf dem Schoss an den Besprechungen teilnehmen.
Es sollen sich alle Teilnehmer konzentrieren können. Keep it professional! (Im Notfall Kamera und Mikrophon ausschalten.)
5. Schlabber-Look
Ja, auch ich sitze zu Hause nicht den ganzen Tag im Deux-Pièce vor dem PC. Dennoch ist es auch im Homeoffice in Video-Besprechungen angebracht, sich angemessen zu kleiden. Und sei es auch nur "obenrum". Allerdings sollte dann das Aufstehen vor laufender Kamera vermieden werden... 😉
6. Sich gegenseitig ins Wort fallen
Es ist wie im echten Leben! Falle der sprechenden Person nicht ins Wort. Man kann dann weder Dich noch die andere Person verstehen.
7. Werbelinks im Chat
Es ist absolut unangebracht, unaufgefordert (Werbe-) Links in den Chat zu posten. Im Zweifelsfall beim Host nachfragen.
8. Jede kleine Störung kommentieren
Es ist nicht nötig, jedes kleine Ruckeln oder Einfrieren des Bildes im Chat zu "dokumentieren". Die anderen Teilnehmer merken das selber auch. Wenn die Störung länger andauert, eine kleine Rückfrage im Chat, ob das sonst noch jemand hat und ansonsten die eigene Internetverbindung checken.
9. "Spontane" Meetings einberufen
Auch wenn wir das Haus nicht verlassen müssen, zeugt es doch von Respekt, wenn wir den Teilnehmern genügend Zeit für die Vorbereitung lassen. Gehe von einer 24-Stunden-Regel aus.
Ein paar technische Tipps für Zoom-Anwender
Beachte: Einzelne Funktionen erscheinen nur beim Host (Organisator) des Meetings, können jedoch bei Bedarf für Teilnehmer freigegeben werden.
Welche witzigen Erlebnisse hattest Du schon bei Videokonferenzen?
Schreib es mir gerne in die Kommentare!!
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Das muss man ganz schnell mal an einige Kollegen weiterleiten 😉
Jaaa, sehr gerne!! 🙂
Wir nutzen Zoom im Unternehmen für bestimmte Meetings. Mir gefällt es, dass Zoom direkt mit Outlook verknüpft werden und man von dort aus Meetings planen kann. Ein Tipp von mir noch: Wenn man sich nur mit Audio hinzuschaltet, sieht es schick aus, ein Profilfoto statt des Platzhalters zu haben.
Hallo Anna, weißt du wie das mit dem Profilfoto geht? Ich finde nur die Funktion: Kamera aus. Dann erscheint nur ein schwarzes Bild + Name. Hätte aber gern ein Foto stattdessen. Danke
Hallo Mandy
Ich bin zwar nicht Anna, aber als Autorin des Beitrags kann ich Dir die Antwort auch geben. 😉
Dein Bild kannst Du in Deinem Zoom-Account in den Einstellungen unter „Persönlich“ -> „Profil“ hochladen.
Dies wird dann angezeigt, wenn Du im Meeting ohne Kamera auftrittst.
Herzliche Grüsse, Claudia
Super! Da habe ich Dich doch gleich in meinem Zoom-Artikel verlinkt, damit sich die Kunden im Zoom-Meeting noch wohler fühlen.
LG
Eva
Liebe Eva, wie cool, ganz herzlichen Dank!!
LG, Claudia
Das ist eine tolle Anleitung 🙂 Ich habs anfangs erlebt das hemmungslos der Bildschirm geteilt wurde, Kinder auf dem Schoß saßen, es wurde gegessen, im Bikini…. boh, und ganz schlimm ist mit dem Handy rumlaufen während des Meetings…. Dann gabs klare Ansagen von mir , auch in der betreffenden Kundengruppe noch mal geschrieben…. hm. Danke daher für deine tolle Anleitung / Regeln 🙂
Danke für die tolle Rückmeldung liebe Ute!
Ja da gibt es schöne Geschichten. 😉
Klarheit hilft da meist, und sonst einfach diesen Artikel verschicken. 🙂
Herzliche Grüsse, Claudia
Guten Abend,
leider finde ich im Netz keine Etikette zu dem Thema Kamera an oder aus bei Zoom oder Teams. Wir haben Kollegen, die die Kamera im Homeoffice nicht an machen möchten. Andere haben Sie an, was für alle Beteiligten viel angenehmer ist.
Gibt es dazu eine Meinung?
Vielen Dank und einen schönen Abend.
Hallo liebe Alexandra
Herzlichen Dank für diese exzellente Frage!
Ich persönlich finde es auch sehr viel angenehmer, wenn alle die Kamera eingeschaltet haben. Ist für mich auch ein Zeichen des Respekts.
Ausnahme ist natürlich, wenn keine Kamera vorhanden ist. (Was selten vorkommt!)
Also für mich ist klar: Wer eine hat, hat die Kamera an!
Herzliche Grüsse, Claudia