5 Tipps für mehr Effizienz durch Ordnung im Büro

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Wie Du mit einer guten Büro-Ordnung mehr Fokus für Dein Business gewinnst

Kennst Du das auch?

Du willst an Deinen Projekten arbeiten, aber Dein Schreibtisch ist voll mit Unterlagen, Büchern, Equipment. Überall liegt irgendetwas rum: Die Tabelle, die noch nicht fertig ist; der Brief vom Steuerberater; Rechnungen, die bezahlt werden müssen; die Kopfhörer Deines Smartphones und noch ein paar Kabel, die Du nicht zuordnen kannst. Dazu noch diverse Schmierzettel und Post-Its mit kleinen Erinnerungen. Plus der Papierberg mit Unterlagen, die zu erledigen, abzulegen, durchzusehen sind. Der wird leider auch immer höher.

Du willst Deine Aufgaben und Projekte weiterbringen, aber es funktioniert nicht.

Weißt Du, was das Problem ist?

Du lässt Dich durch das ganze Zeugs um Dich herum permanent ablenken – ob Du es willst oder nicht.
Du verzettelst Dich, weil Du im wahrsten Sinne des Wortes zu viele Zettel im Blick hast.
Du bist permanent am Suchen und Nicht Finden.

Du hast Schwierigkeiten, mit Deiner eigentlichen Arbeit anzufangen, dranzubleiben und sie zu Ende zu bringen.

Ahnst du vielleicht auch die Folgen?

Die Folge ist, dass Du dadurch so viel Zeit und Energie verschwendest. Du bist genervt und frustriert, weil Du einfach kein Land siehst.

Was Du brauchst? Fokus und Übersicht!

Fokus und Übersicht beginnt mit Deiner Ordnung im Büro und auf Deinem Schreibtisch.

Ja, ich weiß, Aufräumen und Ordnung halten gehört bei vielen Menschen nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen. Und trotzdem gehört die Ordnung im Büro zu den absoluten Basics, wenn Du den Überblick und Dein Business im Griff behalten willst.

Mit einem guten Ordnungssystem im Büro arbeitest Du entspannter, produktiver und bist besser organisiert.

Ich bin überzeugt, dass Du mehr davon hast, wenn Du Deine Kreativität für Deine Projekte und anstatt für das Chaos auf dem Schreibtisch nutzt!

Wenn Du ein aufgeräumteres Business-Leben führen möchtest, dann habe ich fünf Tipps für dich zum Starten:

1. Dein Schreibtisch

Befreie Deinen Schreibtisch von Papierstapeln und allem, was nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat. So kannst Du ohne Ablenkung konzentriert arbeiten.

Es gibt mittlerweile so schöne Kalender, Notizbücher & Co., die dir die Ordnung leichter machen, weil du alles übersichtlich notieren kannst. Eine Anregung findest du in Claudias Artikel „Clever planen“.

Stell da, wo vorher die Papierberge waren, lieber etwas Inspirierendes auf den Tisch: ein schönes Bild oder einen motivierenden Spruch – etwas, das dir Freude macht (denn die Stapel sind es vermutlich nicht).

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen aufgeräumten Schreibtisch kannst Du dir hier herunterladen.

2. Deine Ablage

Ein Grund für zu viel Unordnung im Office ist ein unübersichtliches und unlogisches Ablagesystem. Du solltest bei jedem Dokument sofort wissen, wo Du es findest bzw. wo es abzulegen ist. Das spart wirklich viel Nerven und Zeit.

Beschrifte Deine Ordner eindeutig und gut lesbar. Du kannst die Ordnerrücken auch mit unterschiedlichen Farben oder Bildern gestalten, das bringt ein bisschen mehr Leben in die „langweilige“ Ablage.
Es macht übrigens Sinn, die Papierablage und die digitale Ablage nach dem gleichen System anzulegen. Dann findest Du Dich viel schneller zurecht und Dein Gehirn spart auch Energie.

Büro-ordnung Effizienz durch Fokus

3. Deine Zwischenablage

Eine sinnvolle Zwischenablage oder Wiedervorlage ist für mich einer der wichtigsten Punkte für eine gute Büroordnung. Wohin also mit den Dokumenten, die noch nicht abgeschlossen sind und die Du nicht jetzt, sondern später weiterbearbeitest? Weil Du beispielsweise noch auf eine Information oder einen Termin wartest?
Solche Unterlagen kannst Du sehr gut in Hängemappen zwischenlagern, dann müssen sie nicht auf dem Schreibtisch liegen. Schreibe Dir die dazugehörigen Informationen und Deadlines in Deine Aufgabenliste. So vergisst Du nichts und hast trotzdem alles gleich parat.

Effizienz durch Ordnung

4. Deine Routinen

Leider ist es mit einer Ausmistaktion alleine nicht getan. Wenn Du Dir auf Dauer mehr Übersicht und Freiraum im Büro schaffen möchtest, ist es notwendig, Dein System zu ändern. Gewöhne Dir gute Routinen an. Sonst besteht die Gefahr, dass es nach kurzer Zeit wieder so aussieht wie vorher. Hier findest Du viele Tipps, um langfristig Ordnung zu halten.

Mach es Dir zur Gewohnheit, vor dem Feierabend Deinen Schreibtisch aufzuräumen. Die aktuellen Unterlagen in die Wiedervorlage, Schreibzeug in die Schublade, Infos auf den Schmierzetteln in Deine Aufgabenliste und so weiter. In einem aufgeräumten Büro startet es sich morgens wesentlich motivierter!

Halte Dein Büro und Deinen Schreibtisch sauber. Es macht einen Unterschied, ob sich eine Staubschicht hinter Deinem Rechner und im Regal sammelt oder ob alles frisch ist.

Bei den Routinen kommen auch Deine Papierunterlagen nochmal ins Spiel: Gewöhne Dir an, Entscheidungen zu treffen, was zu tun ist: Wegwerfen? Ablegen? Erledigen? Im Idealfall nimmst Du ein Schriftstück nur einmal in die Hand und entscheidest gleich, wie es damit weitergeht. Und TUST das dann auch. Du legst es also NICHT auf den nächsten Stapel „für später“, der immer höher wird.

5. Deine Einstellung zur Büro-Ordnung

Versuche, Deinen Blick auf das Thema Ordnung zu ändern. Ordnung muss nicht langweilig und spießig sein, ganz im Gegenteil: Eine zu Dir passende Büro-Ordnung ist dazu da, Dich in deinem Business zu unterstützen!
Wie wäre es, wenn Du Deine Aufräumroutine als Abwechslung zu Deiner kreativen Arbeit siehst? Aufräumen macht vielleicht nicht Spaß, aber bringt Dir enorm viel, wenn Du es getan hast!

Auf den Punkt gebracht:

Eine gute Büro-Ordnung macht Dein Leben einfacher, entspannter, produktiver und kreativer.

Du hast nicht nur einen freien Schreibtisch, sondern auch einen freien Kopf. So frei, dass Du Deine Zeit, Energie und Kreativität Deinen wichtigen Projekten widmen kannst.

Mein Experten-Tag zum Thema „Mehr Fokus Durch eine gute Büro-Ordnung“

Am Mittwoch, den 17. Oktober 2018 ist mein Experten-Tag in Claudias Facebook-Gruppe.

Dort wird morgens um 7 Uhr mein Video veröffentlicht, in dem ich Dir noch einmal wichtige Tipps und Impulse gebe, wie Du mit einer guten Ordnung mehr Fokus für Deine Projekte gewinnst.
Am Nachmittag bin ich in der Gruppe live und beantworte gerne Deine Fragen zum Thema.
(Du kannst das Video anschauen, wenn Du Mitglied in der Gruppe bist.)

Vielen Dank, liebe Claudia, dass ich mit diesem Gastartikel bei Deinem Experten-Tag dabei sein darf!

Die Autorin

Gabriele Thies unterstützt kreative Unternehmerinnen, ihr Büro und vor allem sich selbst einfach und clever zu organisieren.  So, dass sie ihren Fokus halten können. Mehr Zeit für’s Wesentliche haben. Und eine gute Portion Gelassenheit und Freiräume gewinnen.
Gabrieles Motto ist „Geh in Deiner Arbeit auf, nicht unter!“ (Jacques Tati).
In ihrem Newsletter gibt sie regelmäßig Tipps für eine gute Büro- und Selbstorganisation.

Gabriele Thies
5 Tipps für mehr Effizienz durch Ordnung im Büro

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